Dépenses

Le module Dépenses, c'est le journal de tout ce que tu paies pour faire avancer tes chantiers : matériaux, carburant, location d'équipement, permis, sous-traitance. Chaque dépense peut être rattachée à un projet et à un fournisseur, puis passe par une approbation avant d'être comptabilisée.

Le plus rapide, c'est de prendre le reçu en photo : l'IA lit le montant, la date et le fournisseur, et pré-remplit le formulaire pour toi.

→ Soumettre un reçu (OCR) — le guide pas à pas du scan, en solo ou en lot.

Saisir une dépense

1. Dépenses → Nouvelle dépense.
2. (Optionnel mais recommandé) Prends ton reçu en photo ou choisis une image, puis « Analyser avec l'IA » — montant, date, fournisseur et lignes de la facture se remplissent tout seuls.
3. Vérifie ou saisis les champs :
   • Montant (en CAD) — obligatoire.
   • Date de la dépense — obligatoire.
   • Catégorie (voir plus bas).
   • Projet de rattachement.
   • Fournisseur (BMR, Canac, Rona, etc.).
   • Description et notes libres.
4. « Ajouter la dépense ».

La dépense est créée au statut En attente : elle attend l'approbation d'un responsable avant d'être confirmée.

Plusieurs reçus d'un coup

Le bouton « Ajouter plusieurs reçus » ouvre le mode lot : charge toutes tes photos, l'IA les analyse en parallèle, tu corriges, puis tu soumets tout d'un seul coup. Le détail est dans le guide OCR.

Catégories

Chaque dépense porte une catégorie. CADRIXO part de catégories de base :

Catégorie	Exemples
Matériaux	Bois, gypse, vis, béton
Carburant	Essence, diesel des camions
Location	Nacelle, échafaudage, conteneur
Permis	Permis municipaux, frais réglementaires
Sous-traitance	Électricien, plombier, excavation
Autre	Tout le reste

Tu peux personnaliser la liste dans Paramètres → Listes → Catégories (onglet Dépenses) : ajoute, renomme ou retire les catégories pour coller à ta façon de travailler. Ce sont tes catégories personnalisées qui font foi pour le suivi et les budgets — l'admin gère la liste, l'équipe n'a qu'à choisir.

Rattacher au projet (rentabilité)

Rattacher chaque dépense à un projet, c'est ce qui rend le suivi de rentabilité fiable. Une fois rattachée, la dépense alimente les coûts réels du projet et apparaît dans son onglet financier.

Budgets par catégorie

Sur un projet, tu peux fixer un budget par catégorie de dépense (ex. : 12 000 $ de matériaux, 3 000 $ de location). CADRIXO compare ensuite le budget au réel :

• Montant budgété
• Montant dépensé (somme des dépenses de la catégorie)
• Reste disponible
• Pourcentage utilisé

C'est ton garde-fou : tu vois en un coup d'œil quelle catégorie est en train de déraper avant que la facture finale te surprenne.

Lien avec l'inventaire

Quand une dépense contient des lignes d'articles (matériaux), tu peux les rattacher à des matériaux de ton inventaire. À l'approbation de la dépense, CADRIXO crée automatiquement les entrées de stock correspondantes — ton inventaire monte sans double saisie.

Une dépense peut aussi être liée à un bon d'achat, pour faire le pont entre ce que tu as commandé et ce que tu as réellement payé.

→ Voir Bons d'achat.

Statut et approbation

Une dépense suit un cycle court à trois statuts :

Statut	Signification
En attente	Saisie, en attente d'une décision (statut de départ)
Approuvé	Validée — comptabilisée, stock mis à jour si applicable
Rejeté	Refusée — n'entre pas dans les coûts

Depuis le détail d'une dépense en attente, un responsable a deux boutons : Approuver ou Rejeter. L'approbation est tracée (qui a approuvé, quand) pour ta piste de vérification.

Qui peut faire quoi

Action	Rôle minimum
Scanner un reçu (OCR)	Travailleur
Saisir / modifier une dépense	Contremaître
Approuver / rejeter	Contremaître
Supprimer une dépense	Gestionnaire

Autrement dit : un travailleur peut photographier un reçu, mais c'est un contremaître (ou plus) qui crée la dépense et tranche l'approbation.

Erreurs fréquentes

« Je ne vois pas le bouton Nouvelle dépense » → La saisie de dépenses demande un rôle contremaître ou plus haut. Avec un compte travailleur, tu peux scanner un reçu mais pas créer la dépense — demande à ton contremaître de la valider.

« L'analyse IA ne se lance pas » → Le traitement IA peut être désactivé pour ta compagnie (paramètre de confidentialité Loi 25). Ton admin le réactive dans Paramètres → Ventes et documents → D'où viennent tes leads (section Confidentialité (Loi 25)) ; sinon, saisis la dépense manuellement.

« Ma dépense n'apparaît pas dans les coûts du projet » → Vérifie qu'elle est bien rattachée au projet et qu'elle est Approuvée. Une dépense En attente ou sans projet n'alimente pas le suivi de rentabilité.