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Déplacements et indemnités

Tes employés se déplacent entre chantiers, roulent leur camion, dorment parfois à l'hôtel. CADRIXO calcule automatiquement ce que ça coûte — kilométrage, indemnités conducteur/passager, per diem — et peut le refacturer directement à ton client sur une facture temps et matériaux (T&M).

Configurer un barème​

Un « barème » de déplacement, c'est l'ensemble des taux que CADRIXO applique. Tu le configures dans Paramètres → Équipe et paie → Frais de déplacement.

+ Nouveau barème :

  • Portée du barème — à qui il s'applique :
    • Entreprise — le défaut pour toute ta compagnie.
    • Client — s'applique à tous les projets d'un client donné.
    • Projet — s'applique à un seul projet.
    • Convention — réservé à un usage futur lié aux conventions collectives CCQ; pour l'instant, se comporte comme un barème Entreprise.
  • Taux au kilomètre ($)
  • Indemnité conducteur ($) — versée à la personne qui conduit.
  • Indemnité passager ($) — versée par passager transporté.
  • Per diem :
    • Repas ($)
    • Hébergement ($)
    • Per diem quotidien ($)
    • Per diem variable (interrupteur) — si activé, le per diem n'est plus un montant fixe : chaque employé peut entrer un montant réel différent sur sa feuille de temps (utile si l'hôtel coûte plus cher une semaine que l'autre).
  • Date d'effet — à partir de quand ce barème s'applique. Un nouveau barème avec une date d'effet plus récente remplace l'ancien pour la même portée — l'historique n'est jamais modifié, ce qui protège les montants déjà facturés.

Quel barème s'applique ?​

Si plusieurs barèmes pourraient s'appliquer à un déplacement, CADRIXO choisit dans cet ordre de priorité :

  1. Barème Projet (le plus spécifique)
  2. Barème Client
  3. Barème Entreprise (le défaut)
Cas fréquent

Un client exige un taux au kilomètre plus élevé pour ses chantiers éloignés ? Crée un barème à la portée Client pour lui — il prendra le dessus sur ton barème Entreprise, sans toucher aux autres clients.

Comment ça s'enregistre sur une feuille de temps​

Sur le formulaire d'une feuille de temps, la section Déplacement permet à l'employé (ou au contremaître qui saisit pour lui) de noter :

  • Véhicule (optionnel, parmi les camions/véhicules de la compagnie)
  • Je suis le conducteur (interrupteur)
  • Odomètre début et Odomètre fin — si les deux sont remplis, CADRIXO calcule la distance automatiquement (fin − début) et verrouille le champ Distance.
  • Distance (km) — à remplir toi-même si tu ne notes pas l'odomètre.
  • Passagers — combien de personnes étaient dans le véhicule.
  • Heures facturables / non facturables — le temps de route lui-même.
  • Per diem réel ($) — seulement utile si le barème applicable a « Per diem variable » activé. Laisse vide pour utiliser le montant du barème.

Aucun montant n'est calculé au moment de la saisie — le calcul se fait seulement au moment de la facturation (voir plus bas). Tu peux donc saisir la distance et les passagers sans te soucier des taux.

Le repli CCQ (quand tu n'as pas de barème)​

Si aucun barème (Entreprise, Client ou Projet) n'est configuré, et que le projet est classé secteur ICI (institutionnel-commercial-industriel) ou Industrie lourde dans son Secteur CCQ, CADRIXO applique automatiquement les indemnités officielles de la CCQ — les mêmes que celles des décrets de convention collective, selon le métier de l'employé et la distance parcourue.

  • Le secteur CCQ d'un projet se configure sur la fiche du projet (champ Secteur CCQ, obligatoire à la création) et reste figé sur chaque feuille de temps au moment du pointage.
  • Ce repli ne s'applique pas aux projets résidentiels ou Baie-James — configure un barème toi-même si tu fais du résidentiel.
  • Dès que tu crées un barème Entreprise, Client ou Projet, il prend toujours le dessus sur le repli CCQ.
Pourquoi cette distinction

Les indemnités de déplacement et de logement sont encadrées par décret pour les secteurs ICI et Industrie lourde de la CCQ — CADRIXO te met à jour selon les taux officiels sans que tu aies à les chercher toi-même. Pour le résidentiel, il n'existe pas de barème officiel équivalent, donc rien ne s'applique par défaut.

Facturer les déplacements en T&M (temps et matériaux)​

Deux façons de mettre les déplacements sur une facture :

Depuis une facture en cours de création​

  1. Facturation → + Nouvelle, choisis Type de facturation → Temps & Matériel.
  2. Choisis le projet et une plage de dates (Du / Au).
  3. Bouton « Importer depuis feuilles de temps » — CADRIXO ajoute une ligne par déplacement facturable dans la période choisie.
  4. Tu peux modifier ou retirer des lignes avant d'enregistrer.

Directement depuis le projet​

  1. Ouvre le projet → menu ⋮ → « Générer facture T&M (déplacements) ».
  2. Choisis la plage de dates (Du / Au).
  3. « Générer » — CADRIXO crée directement une facture en brouillon avec toutes les lignes de déplacement de la période.

Chaque ligne facturée = un déplacement, avec une description du type « Déplacement 2026-06-12 — 42 km » et un montant qui inclut le kilométrage, les indemnités conducteur/passager et le per diem de cette journée-là.

Rien ne se facture tout seul

CADRIXO ne met jamais un déplacement sur une facture automatiquement — il faut passer par une des deux actions ci-dessus. Une fois la facture générée (pas juste prévisualisée), le montant est figé : si tu modifies ton barème après coup, les factures déjà émises ne changent pas.

Qui peut faire quoi​

  • Saisir un déplacement sur une feuille de temps : à partir du rôle secretary (donc secretary, foreman, manager, admin).
  • Configurer les barèmes et générer une facture T&M : à partir du rôle manager.

Voir Rôles et permissions pour le détail des rôles.

Erreurs fréquentes​

« Le montant du per diem ne change pas même si je le modifie sur la feuille de temps » → Le champ « Per diem réel » n'a d'effet que si le barème applicable a l'option Per diem variable activée. Sinon, c'est toujours le montant fixe du barème (repas + hébergement + per diem quotidien) qui s'applique. Vérifie dans Paramètres → Équipe et paie → Frais de déplacement.

« Aucun montant ne s'ajoute à ma facture T&M » → Vérifie que les feuilles de temps de la période ont bien une distance ou des heures facturables notées dans leur section Déplacement — un déplacement à 0 km et 0 heure facturable n'est pas repris. Vérifie aussi qu'un barème existe (Entreprise au minimum) ou que le projet est en secteur ICI/Industrie lourde pour le repli CCQ.

« Je veux un taux différent juste pour un chantier loin » → Crée un barème à la portée Projet pour ce chantier précis — il prendra le dessus sur ton barème Entreprise, sans le modifier pour les autres projets.